補助事業が完了した後は、いよいよ補助金の交付申請を行います。

補助金の交付は事業完了後の清算後の支払い(実費弁済)になります。

つまり、補助事業は借入金等で必要な資金を自己調達するなどの対応をとる必要があるということです。

補助事業開始前に補助金が交付されることはありませんので、注意してください。

補助金の交付は補助事業の完了後、30日以内に実績報告書を提出することにより行います。

事務局は実績報告書から、実施した事業内容の検査と経費内容を確認し、交付すべき補助金の額を確定することになります。

実績報告の際には、行った事業に関する様々な証拠書類が必要になるのですが、具体的にはどのような書類が必要になるのでしょうか。

証拠書類について以下にまとめましたので、確認していきましょう。

証拠書類で確認されるのは、以下の事項になります。

1.補助事業の経営革新等にかかる取組の遂行のために必要な経費か。
2.補助事業期間中に発生、かつ支払いが行われているか。
3.法令や内部規程等に照らして適正か。
4.経済性や効率性を考慮して経費を使用しているか。

補助金には適切な経理処理が求められますので見積、発注、納品、検収、請求、支払といった流れで調達を行い、書類のもれが無いように注意しましょう。

では具体的にはどのような書類が証拠書類になるのでしょうか。

基本的な証拠書類は以下の通りです。

①見積依頼書(控)・カタログ等
②見積書
③発注書(控)または契約書(発注書と請書による契約を含む)
建設業法に適用される工事については、請負契約書(発注書と請書による請負契約を含む)が必要になります。
外注費、委託費、在庫処分費、解体・処分費、原状回復費、移転・移設費についても契約書(発注書と請書による契約を含む)が必要になりますので注意してください。
④納品書・検収
⑤請求書
⑥支払確認が可能な資料
⑦写真

 

<証拠書類に関する注意事項>
補助事業期間内の調達かどうかの確認を行う関係で、証拠書類には日付の記載が必要になります。
また口頭で締結した契約等の場合であっても、書類が必要になりますので注意してください。
①見積依頼書(控)・カタログ等
見積りを依頼した際の仕様が分かるものを用意する必要があります。
②見積書
2者以上の相見積もりが必要になります。
相見積もりが取れない場合には選定理由書(任意書式)を作成することになります。
③発注書(控)または契約書
補助事業期間内の発注であることを確認するため、発注日が確認できる書類が必要です。
インターネットやメール等により注文を行い、発注書が取れない場合には、発注書に代わるもの(電子媒体等を印刷したもの)を用意すれば大丈夫です。
該当の箇所に「説明用」という記載をすることも忘れないようにしましょう。
④納品書・検収
納品物が発注した内容と適合するかどうか必ず確認をするようにしましょう(検収)。
検収記録として、検収日の記載、検収担当者の押印が必要になります。
⑤請求書発行を受けるのを忘れないようにしましょう。
⑥支払確認が可能な書類等
取引先への支払いは、補助対象者の名義で行いましょう。
支払方法は、原則銀行振り込みとなります。
経理処理等の都合上、現金、クレジットカードによる支払いできますが、支払いの事実が証明出来る資料が必要になります。
1)銀行振込の場合
銀行振込受領書や通帳のコピーが必要になります。
2)口座自動振替(口座引落し)の場合
通帳のコピーや口座自動振替(口座引落し)開始のお知らせハガキ、振替手続き控等が必要になります。

3)現金払いの場合
・領収証
消費税が含まれているかどうか領収証に明記することが必要です。
消費税額分は補助対象外となります。
金額の内訳が明記されていない場合、レシート等で内訳が分かるものを添付することが必要になります。
見積書や納品書で内訳が確認できれば、レシート等の添付は不要です。
・小口現金出納帳
補助対象経費分の出金日分だけでなく、補助事業期間中全てのページ分の提出が必要です。
事業用預金からの受入だけでなく、売上金やその他の受入が発生している場合には、事業資金であるかの確認がとれないため、原則補助対象として認められません。
しかし会計士、税理士等からの正式な監査を受けた証拠書類の提出があれば、補助対象となります。
・通帳のコピー
小口現金出納帳の受入に関する記録と照合する為に必要となります。
表紙、口座名義・口座番号等口座情報が印字されているページ、支払該当部分のコピー3種類用意しましょう。
4)クレジット払いの場合
・領収証(法人の場合は宛名が法人名のもの。クレジット払いであること及び金額の内訳が明記されているもの。)
消費税が含まれているかどうか領収証に明記することが必要です。
消費税額分は補助対象外となります。
金額の内訳が明記されていない場合、レシート等で内訳が分かるものを添付することが必要になります。
見積書や納品書で内訳が確認できれば、レシート等の添付は不要です。
・カード会社発行の(口座引落確認が可能な)カードご利用代金明細書
インターネットによる明細を印刷したものでも大丈夫です。
・クレジットカード決済口座の通帳のコピー
表紙、口座名義・口座番号等口座情報が印字されているページ、支払該当部分のコピーの3種類が必要になります。
口座からの引き落としが補助事業期間内に完了している必要があります。
5)立替払いの場合
購入先への支払いが確認できる資料や立替払いを行った者と法人(個人事業主)が精算を行ったことが確認できる資料が必要になります。
6)一括払いの場合
店舗等借入費、設備費(リース)、広報費などで、交付決定日以降に年間一括払いを行う場合は、補助対象期間内に支払・納品・検収がされた分だけが対象となります。
7)分割払いの場合
高額な経費(例:工事費、Web サイト構築費等)を数回に分けて支払う場合は、以下の点について注意してください。
・契約(または発注)が補助事業期間であること
・補助対象期間に支払・納品・検収が完了していること

⑦写真
・店舗等借入費を計上する場合、事務所や店舗の概要が分かるもの。
・設備費で物を購入する場合やリース・レンタルをする場合、その購入した物の写真(使用していることが分かるように設置されている状態のもの。)
・シール等を貼って事業承継補助金の対象設備であることを明示し、他の設備等と区別して管理していることがわかるもの。
・工事費を計上する場合は施工した工事の概要が分かるもの(工事前、工事中、工事後)。
・原材料を購入してサンプル品・試供品を製作する場合はそのサンプル品・試供品の写真(作成前・作成後)。
・物品の製作を外注する場合、製作した物の写真。
・展示会への出展費用を計上する場合、出展模様が分かるもの。
・上記以外で、物品等を補助対象経費で購入・製作等した場合等。

 

以上が補助事業完了後の実績報告の説明になります。